Privatlivspolitik til
medarbejdere og jobansøgerer
hos ProAlign

1.0 Introduktion

ProAlign behandler dine personoplysninger i forbindelse med personaleadministration, når du er jobansøger, eksisterende medarbejder eller fratrådt medarbejder. Formålet med denne privatlivspolitik er at informere dig om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, til hvilke formål, og hvilke rettigheder du har i forbindelse hermed.

Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller generelt om, hvordan ProAlign behandler dine personoplysninger, så kontakt venligst ProAlign, på email: proalign@proalign.dk eller ejeren af klinikken Dorte Nielsen. Hvis du vil klage over ProAling’s behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300, København K
Telefonnummer: +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

2.0 Kategori af personoplysninger der behandles om dig, formål og retsgrundlag

2.1 Almindelige personoplysninger

2.1.1 Jobansøger
Vi behandler de personoplysninger om dig, som du fremsender i forbindelse med din ansøgning, CV og andet relevant materiale. Formålet med behandlingen af disse personoplysninger er at gennemføre rekrutteringsprocessen og derigennem finde den rette og mest kvalificerede kandidat til en eventuel ansættelse.

2.1.2 Medarbejder og fratrådte medarbejdere
Hvis du er ansat hos ProAlign, behandler vi følgende personoplysninger om dig: navn, adresse, telefon- og mobiltelefonnummer, stillingsbetegnelse, ansvarsområde, fødselsdato, ansøgning og CV, bankoplysninger, ferieafvikling, arbejdstid, skatteforhold, advarsler, m.v. Formålet med behandlingen af disse personoplysninger om dig er personaleadministration. Vi behandler disse personoplysninger om dig for at kunne opfylde din ansættelseskontrakt, herunder udbetaling af løn.

ProAlign kan offentliggøre dit billede og dine kontaktoplysninger samt din stillingsbetegnelse og ansvarsområde på vores hjemmeside. Det gør vi fordi vi har en legitim interesse i, at vores patienter og kunder får den bedste service og kan kontakte vores medarbejdere, hvis de har spørgsmål og lignende. Ovenstående personoplysninger behandles endvidere om fratrådte medarbejdere, hvis det vurderes at være nødvendigt. Personoplysninger om dig, der er offentliggjort på vores hjemmeside vil blive slettet hurtigst muligt efter ansættelsesforholdets ophør.

2.2 Følsomme personoplysninger

2.2.1 Jobansøger
ProAlign behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger om dig, medmindre du fremsender dette i din ansøgning. ProAlign opfordrer dig til ikke at fremsende følsomme personoplysninger om dig selv, da dette som udgangspunkt ikke er nødvendigt forud for din ansættelse. Hvis vi hos ProAlign mod forventning skulle modtage og derfor behandle følsomme personoplysninger om dig, fordi det vurderes at være nødvendigt i det konkrete tilfælde, vil vi indhente dit forudgående og udtrykkelige samtykke hertil.

2.2.2 Medarbejder og fratrådt medarbejder
I visse tilfælde kan vi behandle følsomme personoplysninger om dig som er ansat hos ProAlign. Disse følsomme personoplysninger omfatter særligt helbredsoplysninger i forbindelse med langtidssygdom eller graviditet. Formålet med behandlingen af disse personoplysninger er personaleadministration, herunder arbejdsplanlægning, vurdering af behovet for ansættelse af vikarer og lignende. Det er fordi det er nødvendigt for, at ProAlign kan overholde sine arbejdsretlige forpligtelser eller fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav, f.eks. i forbindelse med refusion af sygedagpenge m.v. I tilfælde af, at det vurderes at være nødvendigt at behandle andre følsomme personoplysninger til andre formål, vil vi indhente dit forudgående og udtrykkelige samtykke hertil. Ovenstående personoplysninger behandles endvidere om fratrådte medarbejdere, hvis det vurderes at være nødvendigt.

2.3 Behandling af CPR-nummer

2.3.1 Jobansøger
ProAlign skal som udgangspunkt ikke bruge dit CPR-nummer inden din ansættelse, og behandler det ikke, medmindre du selv har medtaget dette i din ansøgning. ProAlign opfordrer dig til ikke at fremsende dit CPR-nummer i ansøgningen.
2.3.2 Medarbejder og fratrådt medarbejder
Vi behandler dit CPR-nummer fordi det er et lovkrav, herunder særligt i forbindelse med udbetaling af din løn, indberetning af oplysninger til SKAT og lignende.

2.4 Personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser

I helt særlige tilfælde, hvor ProAlig behandler personoplysninger om strafbare forhold under din ansættelsen, f.eks. hvor det er relevant i forbindelse med en intern undersøgelse eller advarsel, vil det være muligt at behandle oplysningerne uden dit samtykke ud fra en meget restriktiv interesseafvejning, eller hvis behandlingen vurderes at være nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

3. Modtagere af dine personoplysninger

I visse tilfælde videregives personoplysninger om medarbejdere og fratrådte medarbejdere til tredjemand f.eks. SKAT og andre offentlige myndigheder, da dette er et lovkrav. ProAlign videregiver desuden personoplysninger til forsikrings- og pensionsselskaber i forbindelse med de medarbejdere som har en sundhedsforsikring og/eller pensionsordning. Herudover har ProAlign antaget visse databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af ProAlign. Disse databehandlere får adgang til personoplysninger om medarbejdere og fratrådte medarbejdere. Databehandlerne kan alene lovligt tilgå og behandle dine personoplysninger på vegne af ProAlign for at opfylde de specifikke formål, der er fastsat af ProAlign. Databehandlere, der kan tilgå dine personoplysninger, omfatter blandt andet udbyderen af vores lønsystem og system til visning af foto m.v. på proalign.dk

4. Opbevaring af dine personoplysninger

4.1 Jobansøger

Dine personoplysninger opbevares i rekrutteringsprocessen. Efter 6 måneder sletter vi din ansøgning, dit CV og andet relevant materiale.

4.2 Medarbejder og fratrådt medarbejder

Opbevaring af dine personoplysninger som medarbejder sker i hele din ansættelsesperiode, hvis det vurderes at være nødvendigt for ansættelsesforholdet. Personoplysninger om fratrådte medarbejdere kan opbevares i op til 10 år fra ansættelsesforholdets ophør. Efter opbevaringsperioden på 10 år vil din samlede personalemappe blive slettet, medmindre lovgivningen undtagelsesvis giver grundlag for en længere opbevaring. Regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, regnskabsmaterialet vedrører, herunder dine personoplysninger i tilknytning dertil (f.eks. lønoplysninger). home sletter løbende personoplysninger om dig, hvis det vurderes ikke at være relevant for din ansættelse hos ProAlign. Urigtige personoplysninger om dig bliver løbende berigtiget eller slettet.

5. Dine rettigheder som registreret

Når ProAlign behandler dine personoplysninger som jobansøgere, medarbejder eller fratrådt medarbejder, bliver du persondataretligt anset for den registrerede og får dermed en række rettigheder. home har iagttaget alle nødvendige og passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger og for at sikre dine rettigheder som den registrerede. Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger, som beskrives nærmere i det nedenstående. Der gælder dog en række undtagelser hertil, f.eks. hvis behandlingen af dine personoplysninger findes at være nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Hvis du har spørgsmål til dine rettigheder eller til udøvelsen heraf, kontakt venligst ProAlign på proalign@proalign.dk.

Som den registrerede har du følgende rettigheder:

• Ret til indsigt i, hvilke personoplysninger ProAlign behandler om dig.
• Ret til at få urigtige personoplysninger om dig berigtiget.
• Ret til sletning (den såkaldte “ret til at blive glemt”), hvis en række betingelser er opfyldt.
• Ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
• Ret til dataportabilitet, hvis særlige betingelser er opfyldt.
• Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
• Ret til ikke at være genstand for afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Tilbagekaldelsen har dog ikke indflydelse på den behandling af dine personoplysninger, som er foretaget, inden tilbagekaldelse er sket. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder her: www.datatilsynet.dk

6. Ændringer til denne privatlivspolitik

Denne Privatlivspolitik opdateres regelmæssigt, og når det er nødvendigt på grund af ændringer i den gældende databeskyttelseslovgivning. Privatlivspolitikken vil altid indeholde datoen for den seneste version. I det omfang ændringerne betragtes som væsentlige ændringer, vil du blive informeret udtrykkeligt herom f.eks. på ProAlign’s hjemmeside. I visse tilfælde kan du modtage en anmodning fra ProAlign f.eks. pr. e-mail om at acceptere ændringerne inden deres ikrafttræden.

7. Dato for den seneste opdatering af denne privatlivspolitik

23. maj 2018